然而，撰寫電子郵件回覆並不總是對每個人來說都是自然而然的。更不用說語法錯誤或拼寫錯誤，人們通常不知道如何有效地回复，尤其是在群發電子郵件的情況下。對您來說幸運的是，我們已經完成了一系列電子郵件寫作技巧，可幫助您向收件人做出有效且適當的回覆。無論您是回答求職詢問還是向客戶致辭，您都可以透過以下方法讓您的電子郵件回覆脫穎而出。
在正確的時間發送
這是不言而喻的——及時回應對於維持富有成效的對話至關重要。荷蘭電報數據 在大多數情況下，電子郵件線程另一端的人希望在 24 小時內得到回應。這並不意味著您應該在閱讀電子郵件後立即回复，但如果您設法比預期更快地回复，則可以幫助您與收件人建立更牢固的關係但是，當需要發送後續電子郵件的正確時間時，您還應該注意收件人的日程安排。例如，如果您在早上發送了上一條訊息，但收件人在深夜回复，您應該等到第二天再回复。
最重要的是，如果您要給來自國際地點的客戶寫信，請考慮他們的時區以及他們是否在您設定的時間範圍內有空。這樣，您就知道您的郵件不會被認為是侵入性的。使用專業的語氣
無論您的電子郵件的性質如何，在回覆中表現得專業都很重要。使用禮貌和尊重的語氣可以對您的電子郵件的看法產生重大影響，並可以給您的收件人留下良好的印象。
在回覆中，您還應該注意措辭。避免使用俚語或隨意短語，並始終使用正確的語法和標點符號。始終在電子郵件開頭添加稱呼語，例如“親愛的”或“您好” ，並在電子郵件簽名之前添加結束語，例如“致以誠摯的問候”或“親切的問候” 。
我們提供了一些電子郵件稱呼範例，說明如何在正式電子郵件中問候。儘管如此，我們還是敦促您也運用自己的判斷力。
雖然這些看起來可能沒那麼重要，但它們可以為您的公司創造更具影響力的形象。因此，如果您在整個對話過程中保持一致，您的收件者（希望是未來的客戶）會發現您更加可靠且值得信賴。
為您的回覆添加上下文
回覆時，提醒寄件者電子郵件的上下文非常重要。這可以透過包含線程中先前討論的內容的簡短摘要來完成。
它不必解釋一切，因為這可能被認為是居高臨下。相反，您應該提及總體思路，以刷新收件人的記憶，並讓他們知道您一直在關注這些消息。
對他們提出的問題的簡短回答，或您同意的行動的簡要總結，就足以添加背景資訊。
喚起情感
當涉及電子郵件禮儀以及大多數人對撰寫有效電子郵件的擔憂時，情感的概念經常被忽視——因此，他們除了發送沒有任何感情的冷冰冰的消息之外，很難發送更多的東西。
然而，在電子郵件回覆中喚起情感與遵循文法規則和使用正式字詞同樣重要。發送者和接收者之間的關係無異於面對面的交流，應該這樣對待。
你寫的電子郵件不需要聽起來過於私人的對話，但一絲情感可以讓它們看起來更真誠和友善。例如，表明您真正對對話感興趣，或者您希望收件人的商業投資進展順利，可以讓您的電子郵件更令人難忘。
回應正面的回饋
人們忽略了正面回饋及其應得回應的重要性。當有人向您發送感謝信時，請花點時間感謝他們的善意之言。
您的回覆應根據原始郵件的寄件者進行調整。如果他們是臨時客戶，您可以用輕鬆的語氣回答，並向他們指出相關的部落格文章。如果您的收件人是專業人士，您可以回覆一些有關行銷或業務策略的寶貴見解或建議。
不管怎樣，一定要感謝對方的回饋，並讓他們知道你重視它。它只會有助於加強您與客戶群的關係，並使他們更有可能在未來再次光顧。
保持真實
綜上所述，您不能忽視真實性的重要性。回覆時應該真誠，避免使用腳本或模板，因為這可能會顯得不真誠。
您的回覆電子郵件應針對個人量身定制，並反映您自己以個性化且有意義的方式向收件人發送電子郵件的能力。目的是讓他們覺得您理解他們的訊息並且已認真對待。
你的回應應該是獨特的——或者至少聽起來應該如此，即使你回應了多個有相同問題的人。這樣，您的收件人就不會覺得自己被一個通用的答案解雇了。
傳達緊迫性
電子郵件禮儀不允許您推動客戶做出決定，但如果您在回复時足夠謹慎，您可以談論您請求的緊迫性，而不會聽起來太急迫。
如果有回覆截止日期，請讓他們知道 - 溫和地提醒您的擔憂可能足以引起您所需的注意。
當談論獲得某種產品或註冊某項服務時，您可以提醒他們，如果他們按照您的提議採取行動，他們將獲得的好處，轉發相關文章以營造同行壓力的感覺，或提出免費試用。鼓勵和微妙是這裡的關鍵。
追蹤您的收件人
您提供的回覆應解決收件人及其擔憂的問題。我們已經提到過，透過他們的名字來引用他們並包含最後幾條訊息的摘要可以使您的回覆更加個人化。現在，您也應該關注他們的特殊需求。
您應該盡力為他們提供幫助，並為他們提供最準確的答案。根據問題的嚴重程度，您可能必須將他們的請求轉發給正確的人員或部門 - 向他們提供該人員的聯絡資訊並解釋為什麼您無法提供協助。
當您能夠為他們提供所需的幫助時，請務必強調您已盡一切努力提供協助。當您將客戶的需求放在第一位時，您就讓他們知道他們的問題對您同樣重要。
