讓您的建議請求 (RFP) 流程步入正軌
Posted: Tue Dec 17, 2024 10:34 am
當您的企業需要外部公司的工作或供應時，您公司的成功取決於完善您的提案請求 (RFP) 流程。如果沒有有效的 RFP 流程，您將花費額外的時間和金錢來尋找能夠完成超出您公司能力範圍的工作的公司。
如果您遵循高效的 RFP 流程，您將在吸引想要與您合作的企業方面遠遠領先競爭對手。
RFP 建立模板
RFP流程概述（點擊圖片線上修改）
什麼是徵求建議書？
徵求建議書是向外部組織或承包商徵求提供商品或服務建議的文件。 RFP 的例子包括零售企業徵求廣告代理商進行廣告活動、非營利組織尋求撥款寫作方面的協助，以及政府組織向市政建築施工承包商徵求建議書。
由於 RFP 流程的應用範圍很廣，因此沒有在每種情況下都能取得成功的確切公式。
RFP流程步驟
雖然沒有萬無一失的公式，但遵循下面概述的提案請 泰國 電話號碼 求步驟將使您走上正確的軌道，特別是因為您可以為您的特定組織自訂每個步驟，使用 Lucidchart 視覺化並記錄您的特定工作流程。
1. 組建你的團隊
徵求建議書流程的第一個步驟是建立負責 RFP 的團隊。該團隊應包括主要利害關係人、實際起草 RFP 的人員以及審查 RFP 的各方。專案經理確保 RFP 流程保持在正軌、按時完成並避免潛在的障礙。
2.制定時間表
組建團隊後，將每個人聚集在一起制定RFP 流程的時間表- 何時應進行任何必要的研究、何時應完成第一份RFP 草案、何時主要利益相關者需要審查草案、何時應發送最終RFP以及何時應該停止接受回覆。使用 Lucidchart 記錄時間表和提案請求流程，供每個人查看。
RFP 時間表模板
試試我們的 RFP 時間軸範本（點擊圖片線上修改）
3. 撰寫 RFP
確定時間表後，指定編寫 RFP 的團隊成員就可以進行任何必要的研究並起草 RFP。成功的 RFP 應遵循以下結構，以充分說明對您的 RFP 做出回應的人員的期望：
介紹
與任何專業文件一樣，您的 RFP 應包括簡介，為後續請求奠定基礎，同時快速總結讀者將在文件其餘部分找到的內容。
解釋您作為組織的身份、您希望透過 RFP 實現什麼目標，並在幾個要點中提供所需工作的摘要，包括提案的截止日期。看到 RFP 並有興趣提供產品或服務的公司將繼續閱讀，而那些擁有不適用的產品或服務的公司將知道停止閱讀。
背景資料
提供有關您的組織、您的目標以及您過去完成的類似專案的背景。本節將讓潛在承包商了解您是誰以及您代表什麼。還包括貴公司將審核提案的人員的聯絡資訊和背景資訊。
項目詳細描述
現在解釋一下您需要完成哪些工作或需要獲得哪些產品。如果您正在為服務進行 RFP，您將需要包含工作範圍，詳細說明要履行的特定職責和預期結果。
提案要求
您可以在此處詳細說明提交的提案中所需的資訊。本節基本上是針對將回覆您的 RFP 的公司的說明手冊，告訴他們您首選的回覆方法。
期望
本節概述了您的企業對供應商在溝通、價格、及時工作以及其他有助於淘汰平淡提案的重要因素方面的期望。透過包含有關可用預算的信息，您還可以縮小價格較高的潛在客戶的範圍。
評選標準
在您的提案請求中清楚地解釋用於確定中標者的標準。有了這個解釋，您將收到更好、更有針對性的提案，如果供應商不符合這些標準，您的決策過程也會變得更容易。
時間表
必要的時間表不僅包括提案的截止日期，還包括必須簽署合約以及交付工作或物資的截止日期。您可能還需要包含適合您企業的付款計劃。您可以使用 Lucidchart 為可交付成果設計時間軸（類似於上面顯示的範本）。
4. 分發 RFP
完成 RFP 並與所有主要利害關係人一起審核後，將其分發給潛在的受訪者。目前，建議的方法是建立一個專案網頁，其中包含所有相關信息，包括 RFP 文件的可下載版本。發送一封電子郵件，向潛在供應商提供廣泛的概述，並連結到包含更詳細的 RFP 的專案網頁。請務必在所有信件中註明相關的截止日期並回傳聯絡資訊。
5. 審核回复
如果到目前為止您已經遵循了該流程，那麼回覆應該會大量湧入。使用您在 RFP 中詳細說明的標準，設定與您的特定項目相關的評分系統（包括價格）來評估回應。一旦您透過評估他們的建議將範圍縮小到兩到三個潛在供應商，您可能需要親自會面，以便更好地了解每個服務提供者並進一步縮小您的選擇範圍。
6. 洽談並簽約
選擇供應商並不是整個過程的結束。一旦您從提案和會議中找到了最合適的方案，您仍然需要協商條款（不僅是價格，還包括可交付成果和時間表），並與合約達成最終協議。在雙方就合約達成協議之前，徵求建議書流程尚未結束。如果您不同意條款，可能必須返回上一步。然而，一旦簽署了眾所周知的虛線，該過程就結束了，供應商關係就開始了。
如果您遵循高效的 RFP 流程，您將在吸引想要與您合作的企業方面遠遠領先競爭對手。
RFP 建立模板
RFP流程概述（點擊圖片線上修改）
什麼是徵求建議書？
徵求建議書是向外部組織或承包商徵求提供商品或服務建議的文件。 RFP 的例子包括零售企業徵求廣告代理商進行廣告活動、非營利組織尋求撥款寫作方面的協助，以及政府組織向市政建築施工承包商徵求建議書。
由於 RFP 流程的應用範圍很廣，因此沒有在每種情況下都能取得成功的確切公式。
RFP流程步驟
雖然沒有萬無一失的公式，但遵循下面概述的提案請 泰國 電話號碼 求步驟將使您走上正確的軌道，特別是因為您可以為您的特定組織自訂每個步驟，使用 Lucidchart 視覺化並記錄您的特定工作流程。
1. 組建你的團隊
徵求建議書流程的第一個步驟是建立負責 RFP 的團隊。該團隊應包括主要利害關係人、實際起草 RFP 的人員以及審查 RFP 的各方。專案經理確保 RFP 流程保持在正軌、按時完成並避免潛在的障礙。
2.制定時間表
組建團隊後，將每個人聚集在一起制定RFP 流程的時間表- 何時應進行任何必要的研究、何時應完成第一份RFP 草案、何時主要利益相關者需要審查草案、何時應發送最終RFP以及何時應該停止接受回覆。使用 Lucidchart 記錄時間表和提案請求流程，供每個人查看。
RFP 時間表模板
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3. 撰寫 RFP
確定時間表後，指定編寫 RFP 的團隊成員就可以進行任何必要的研究並起草 RFP。成功的 RFP 應遵循以下結構，以充分說明對您的 RFP 做出回應的人員的期望：
介紹
與任何專業文件一樣，您的 RFP 應包括簡介，為後續請求奠定基礎，同時快速總結讀者將在文件其餘部分找到的內容。
解釋您作為組織的身份、您希望透過 RFP 實現什麼目標，並在幾個要點中提供所需工作的摘要，包括提案的截止日期。看到 RFP 並有興趣提供產品或服務的公司將繼續閱讀，而那些擁有不適用的產品或服務的公司將知道停止閱讀。
背景資料
提供有關您的組織、您的目標以及您過去完成的類似專案的背景。本節將讓潛在承包商了解您是誰以及您代表什麼。還包括貴公司將審核提案的人員的聯絡資訊和背景資訊。
項目詳細描述
現在解釋一下您需要完成哪些工作或需要獲得哪些產品。如果您正在為服務進行 RFP，您將需要包含工作範圍，詳細說明要履行的特定職責和預期結果。
提案要求
您可以在此處詳細說明提交的提案中所需的資訊。本節基本上是針對將回覆您的 RFP 的公司的說明手冊，告訴他們您首選的回覆方法。
期望
本節概述了您的企業對供應商在溝通、價格、及時工作以及其他有助於淘汰平淡提案的重要因素方面的期望。透過包含有關可用預算的信息，您還可以縮小價格較高的潛在客戶的範圍。
評選標準
在您的提案請求中清楚地解釋用於確定中標者的標準。有了這個解釋，您將收到更好、更有針對性的提案，如果供應商不符合這些標準，您的決策過程也會變得更容易。
時間表
必要的時間表不僅包括提案的截止日期，還包括必須簽署合約以及交付工作或物資的截止日期。您可能還需要包含適合您企業的付款計劃。您可以使用 Lucidchart 為可交付成果設計時間軸（類似於上面顯示的範本）。
4. 分發 RFP
完成 RFP 並與所有主要利害關係人一起審核後，將其分發給潛在的受訪者。目前，建議的方法是建立一個專案網頁，其中包含所有相關信息，包括 RFP 文件的可下載版本。發送一封電子郵件，向潛在供應商提供廣泛的概述，並連結到包含更詳細的 RFP 的專案網頁。請務必在所有信件中註明相關的截止日期並回傳聯絡資訊。
5. 審核回复
如果到目前為止您已經遵循了該流程，那麼回覆應該會大量湧入。使用您在 RFP 中詳細說明的標準，設定與您的特定項目相關的評分系統（包括價格）來評估回應。一旦您透過評估他們的建議將範圍縮小到兩到三個潛在供應商，您可能需要親自會面，以便更好地了解每個服務提供者並進一步縮小您的選擇範圍。
6. 洽談並簽約
選擇供應商並不是整個過程的結束。一旦您從提案和會議中找到了最合適的方案，您仍然需要協商條款（不僅是價格，還包括可交付成果和時間表），並與合約達成最終協議。在雙方就合約達成協議之前，徵求建議書流程尚未結束。如果您不同意條款，可能必須返回上一步。然而，一旦簽署了眾所周知的虛線，該過程就結束了，供應商關係就開始了。